De candidate journey in beeld: kandidaat wordt collega

Hoe ga je als werkgever om met kandidatenschaarste? Ook het eerste kwartaal van 2023 pakte namelijk zeer gunstig uit voor werknemers en werkzoekenden. De verwachting is dat dit voor het volgende kwartaal niet veel anders zal zijn. Er zijn volop vacatures en te weinig kandidaten. In combinatie met de verwachte economische groei spreekt men ook wel van ‘hyperkrapte’ op de arbeidsmarkt.
Zorg dat je als bedrijf je Employee Value Proposition (EVP) op orde hebt. Zo kun je maximaal inspelen op de candidate journey, ofwel kandidaatreis: het traject dat iemand aflegt van werkzoekende tot werknemer bij jouw bedrijf.

Uit onderzoek van Intelligence Group blijkt dat één op de 9 mensen actief op zoek is naar werk. Bij de latent werkzoekenden is dit aantal 4 keer zo groot. Dit zijn mensen die een baan hebben, maar open staan voor een nieuwe uitdaging. Dat biedt kansen voor werkgevers die veel vacatures hebben. De groep (latent) werkzoekenden wordt door recruitmentbureaus actief benaderd.

Maar ook als bedrijf wil je je onderscheiden op de kandidatenmarkt. Hoe val je op en zorg je dat een kandidaat voor jouw organisatie kiest? Dat succes begint met weten waar je toekomstige medewerkers zich bevinden, wat hen bezighoudt en waarvoor ze in beweging komen. In marketingtermen: de candidate journey ofwel kandidaatreis van A tot Z in kaart brengen. Hoe ziet deze reis eruit?

Candidate experience

Het allereerste contact van een kandidaat start al veel eerder dan je zou vermoeden. Met een post op social media, campagne of nog beter positieve referenties van (oud) werknemers. Je EVP is hiervoor een must. Wat zijn de kernwaarden van jouw bedrijf en waarom werken mensen graag bij jouw organisatie? Kortom: wat is jullie identiteit? Hoe specifieker, hoe beter. Definieer de USP’s van werken bij jouw bedrijf, je purpose en het toekomstperspectief.

De EVP is een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsstrategie en de basis voor gedegen kandidatenmarketing. Die kenmerken zie je terug in de externe communicatie van jouw organisatie. Als een headhunter vervolgens voor jou aan de slag gaat om geschikte kandidaten te vinden, geeft die eerste indruk een flinke zet in de goede richting. In deze hyperkrapte is hun keuze namelijk enorm.

Elke stap in het sollicitatieproces telt

Om de stappen die een kandidaat tot en met onboarding (en ontwikkeling) doorloopt, goed in kaart te brengen, is slimme software onmisbaar. Elk contactpunt wordt daarin vastgelegd. Reminders worden verstuurd om op die contactmomenten in te spelen. Zo bouw je, terwijl de persoon in kwestie zich hier vaak niet eens bewust van is, al een relatie op met iemand.

Wanneer een headhunter diegene actief benaderd voor een vacature bij jouw bedrijf, is het voorwerk al gedaan. Matcht de identiteit van jouw bedrijf met die van de werkzoekende, dan zal de kandidaat er al gauw voor kiezen het gesprek aan te gaan. Er is al vertrouwen.

Om dat goed over te brengen, is verdieping van de headhunter in jullie organisatie een vereiste. In het eerste contactmoment tussen headhunter en kandidaat zijn de kernwaarden al vertegenwoordigd. De headhunter spreekt de taal van jouw bedrijf.

Een goede headhunter speelt daarnaast in op het belang van de vacature voor de kandidaat. Wat brengt het de kandidaat? Ontwikkeling, passende voorwaarden, flexibiliteit, salaris? Hoe meer duidelijkheid, hoe beter.

Is een eerste voorstelronde gedaan, dan wordt elke stap in het sollicitatieproces vastgelegd. Het contact is zo persoonlijk mogelijk en verwachtingen in het proces zijn goed gemanaged. Denk aan reminders voor gesprekken, voorbereiding op een eventuele case en wie bij het gesprek aanwezig zijn.

Onboarding

De kandidaatreis gaat verder. En goed nieuws, de gesprekken zijn positief verlopen: jouw kandidaat wordt medewerker. Nu is het van groot belang je toekomstige collega een warm welkom te geven. Dat betekent geen radiostilte na akkoord op de voorwaarden, maar actief in contact blijven. Een kaartje, mail of kennismaking op kantoor, alles in lijn met de zorgvuldig opgestelde kernwaarden van de organisatie.

Hier begint de onboarding. Een traject waarin de nieuwe collega volledig meegenomen wordt in de werkwijze van jouw bedrijf. Formeel en informeel. Zorg dat alle processen van de onboarding als een geoliede machine verlopen. Hapert de eerste salarisbetaling of is het takenpakket onduidelijk, loop je risico op de eerste scheurtjes in je zorgvuldig opbouwde relatie.

Wat als de kandidaat na een eerste voorstel of gesprek toch niet matcht? Ook dat past in de candidate journey. Een goede afwijzing draagt bij aan de relatie die je met jouw kandidaat hebt opgebouwd. Maar wat is goed? De reden van afwijzing is helder en je hebt getoetst of dit bij de kandidaat goed overgekomen is. Is het een mismatch met de organisatie of met de vacature?

Wie weet is een vervolg op een later moment mogelijk. Zo nee, dan wil je deze kandidaat wel als ambassadeur voor je winnen. Of als headhunter je kandidaat op een vacature bij een andere organisatie voorstellen.

Eindeloze reis

De reis houdt nooit op. Gelukkig maar. Ontwikkeling is minstens zo belangrijk als het vinden van een nieuwe baan. Weten wat de behoeften zijn en daar met bijvoorbeeld een opleiding of meer hybride werkvorm op inspelen, zal de verbinding vergroten.

En komt er toch ooit een moment van afscheid nemen, dan gaat dat net zo zorgvuldig als de onboarding. Medewerker wordt weer kandidaat én ambassadeur voor jouw bedrijf.

Die goede headhunter die al die tijd aan de zijlijn stond, kan weer actief aan de slag. Heb jij de kandidaatreis al goed in beeld?